Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào thiết kế không gian làm việc đa dạng, nhiều người đặt ra câu hỏi: văn phòng đóng là gì? Đây là mô hình không gian được phân chia thành các khu vực riêng biệt, giúp nhân viên có môi trường làm việc yên tĩnh, tập trung cao độ. Tuy nhiên, văn phòng đóng cũng có nhược điểm là hạn chế sự giao tiếp và trao đổi ý tưởng giữa các thành viên.
Vì vậy, việc hiểu rõ văn phòng đóng là gì và cân nhắc kỹ giữa những ưu – nhược điểm sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp nhất với nhu cầu phát triển và văn hóa nội bộ của mình.
Văn Phòng Đóng Là Gì?
Văn phòng đóng là mô hình không gian làm việc được chia thành các phòng riêng biệt, thường sẽ có cách âm và tường ngăn cách rõ ràng giữa các khu vực. Mô hình này tạo nên môi trường riêng tư, giúp giảm tiếng ồn bên ngoài và giúp nhân viên dễ dàng tập trung làm việc. Văn phòng đóng thường phù hợp với các ngành nghề đòi hỏi tính bảo mật và sự tập trung cao, như các nhà tư vấn hoặc các công việc liên quan đến thông tin cá nhân, nhạy cảm.
5 Ưu Điểm Của Văn Phòng Đóng So Với Văn Phòng Mở
Mỗi mô hình có những ưu điểm và hạn chế riêng của nó, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tập trung, tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên. Văn phòng mở thúc đẩy sự tương tác, sáng tạo và hợp tác giữa các thành viên trong team. Vậy hãy cùng INTERCONS tìm hiểu 5 ưu điểm của văn phòng đóng so với văn phòng mở.
Tính Riêng Tư, Không Gian Cá Nhân Cao
Trong văn phòng đóng, không gian làm việc được chia thành các phòng riêng biệt bằng tường hoặc vách ngăn cố định, tạo nên sự phân chia rõ ràng giữa các khu vực làm việc của nhân viên giúp cho các thành viên tập trung, tăng hiệu quả làm mà không sợ bị ảnh hưởng, làm phiền.
Tính Bảo Mật Cao
Văn phòng đóng tạo ra một không gian lý tưởng dành riêng cho các cuộc cuộc họp, gọi điện hoặc tư vấn về công việc đòi hỏi tính bảo mật cao. Vì thế, các thông tin sẽ được đảm bảo an toàn, chỉ những nhân sự, khách hàng và đối tác trong cuộc họp hay cuộc gọi mới biết được những thông tin đó.
Vì đây là mô hình làm việc cá nhân, không bị ảnh hưởng và cũng không tiếp xúc với nhau nhiều. Điều này có thể giúp giảm thiểu phần nào các vấn đề về sức khoẻ, cụ thể là qua các đường hô hấp vì thường trong công ty chủ yếu nhân viên sẽ trao đổi, giao tiếp với nhau. Do đó, sức khoẻ của các nhân viên sẽ ít bị ảnh hưởng dẫn đến hiệu suất làm việc cũng sẽ ổn định hơn.
Tạo Ra Môi Trường Làm Việc Tập Trung
Một trong những ưu điểm nổi bật, đóng vai trò lớn của văn phòng đóng đó là tạo lập một môi trường tập trung, hiệu quả:
- Giảm được tiếng ồn, các tác động bên ngoài: Mô hình này là mô hình kín nên các âm thanh của các nhân viên chỉ nằm trong không gian của mỗi bộ phận, không ảnh hưởng đến không gian khác.
- Giảm thiểu các gián đoạn từ bên ngoài: Nhân viên sẽ có được sự riêng tư nhất định, không bị ảnh hưởng hoặc các tác động xen ngang từ môi trường bên ngoài.
Phân Chia Các Phòng Ban Rõ Ràng
Ưu điểm thứ 5 của văn phòng đóng chính là sự minh bạch, rõ ràng về việc phân chia các phòng ban, tổ chức trong công ty:
- Phân chia vị trí làm việc của nhân viên, quản lý rõ ràng: Các vị trí của các cấp bậc cao, thấp sẽ có các khu vực, phòng ban riêng biệt để thể hiện được phân cấp.
- Phân chia phòng ban, bộ phận rõ ràng: Mỗi phòng ban, bộ phận sẽ được bố trí một không gian làm việc riêng đảm bảo sự tách biệt và thống nhất.
Xem thêm: 30+ Mẫu Thiết Kế Phòng Làm Việc Giám Đốc Đẹp, Chuyên Nghiệp Nhất
Nhược Điểm Của Văn Phòng Đóng
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, đa dạng thì văn phòng đóng cũng có hạn chế và đặc thù riêng của mô hình này.
Giảm Mức Độ Tương Tác Của Nhân Viên
Ngược lại với văn phòng mở, văn phòng đóng hạn chế mức độ giao tiếp, tương tác giữa các nhân viên:
- Hạn chế việc trao đổi ý tưởng: Vì mỗi nhân viên làm việc trong môi trường riêng tư nên khả năng giao tiếp với mọi người xung quanh cũng hạn chế. Điều này sẽ tạo nên một khoảng cách không gần gũi với mọi người, bất tiện trong việc thông báo.
- Hạn chế hoạt động nhóm: Mô hình văn phòng đóng sẽ không có nhiều không gian, nhỏ hẹp nên việc hoạt động nhóm, trao đổi, trình bày ý kiến với nhau cũng rất bất tiện.
- Hạn chế sự thân mật giữa nhân viên: Trong văn phòng kín, các nhân viên ít có sự giao tiếp do đó gây nên tình trạng thiếu đoàn kết, thân mật giữa các nhân viên.
Chi Phí Xây Dựng Cao
Nhược điểm kế tiếp đó là chi phí xây dựng, cụ thể như sau:
- Chi phí cho các bức tường, vách ngăn và cách âm: Khi lựa chọn văn phòng kín để xây dựng thì phải có thêm một khoản ngân sách cho các bức tường, cách âm, vách ngăn giữa các phòng ban, và các vật liệu khác cần có cho văn phòng đóng.
- Chi phí cho nội thất, thiết bị: Mỗi không gian văn phòng đều cần những đồ nội thất, trang thiết bị nhất định. Vì thế, tổng chi phí cho những khoản này cũng sẽ tăng lên theo số lượng nhân viên và phòng ban được phân chia.
Thiết kế văn phòng đóng thích hợp với diện tích không gian lớn, cụ thể như sau:
- Tốn không gian cho từng phòng ban, bộ phận: Văn phòng đóng không thể dùng chung một không gian cho nhiều phòng ban, bộ phận. Vì thế, cần nhiều không gian hơn so với những văn phòng khác.
- Tốn diện tích tường, vách ngăn, nội thất: Tường, vách ngăn là không thể thiếu nhằm ngăn cách không gian này với không gian khác. Do đó, cần tốn một khoảng không gian nhất định cho việc này.
- Tối đa số lượng nhân viên: Khi sử dụng văn phòng đóng, không gian bị hạn chế do sự phân chia khu vực. Mỗi không gian chỉ chứa được một lượng nhân viên nhất định, nên dễ xảy ra tình trạng khó sắp xếp chỗ ngồi nếu có nhân sự mới.
Xem thêm: 20 Ý Tưởng Thiết Kế Văn Phòng 100m2 Đẹp Và Hiện Đại Cho Năm 2025
Đòi Hỏi Không Gian Văn Phòng Lớn
Thiết kế văn phòng đóng, doanh nghiệp cần phải có một không gian lớn, tuy vậy việc sử dụng diện tích lớn sẽ đem lại nhiều bất tiện cho công ty:
- Chiếm diện tích riêng cho từng phòng ban: Văn phòng đóng đòi hỏi phải phân chia không gian thành các khu vực riêng biệt cho mỗi phòng ban hay bộ phận nên nhu cầu sử dụng sẽ chiếm diện tích hơn so với các mô hình văn phòng mở.
- Tiêu tốn diện tích cho ngăn cách và nội thất: Việc xây dựng tường, vách ngăn và cửa để ngăn cách các khu vực làm việc là điều không thể thiếu trong văn phòng đóng nên từ đó làm giảm diện tích cho hoạt động làm việc.
Hạn Chế Trong Việc Quản Lý Nhân Viên
Văn phòng đóng tạo ra không gian làm việc không ồn ào, ít bị làm phiền, rất lý tưởng cho nhân viên, nhưng lại gây khó khăn trong việc quản lý nhân sự.
Với mô hình văn phòng đóng, việc giám sát hoạt động của nhân viên gặp không ít khó khăn:
- Thời gian và công sức di chuyển: Người quản lý phải mất nhiều thời gian di chuyển giữa các phòng riêng biệt để kiểm tra và nắm bắt chính xác công việc của từng nhân viên, gây ra hiệu quả giám sát kém không tối ưu.
- Thiếu sự tập trung trong công việc: Khi mỗi nhân viên làm việc trong không gian riêng tư, tần suất giám sát cũng sẽ ít hơn so với văn phòng mở dẫn đến phát sinh thái độ lười biếng và thiếu chủ động trong công việc.
Các Lưu Ý Khi Thiết Kế Văn Phòng Đóng Cho Doanh Nghiệp
Một văn phòng khi chuẩn bị được thiết kế thì luôn có những lưu ý, khuyết điểm mà một doanh nghiệp cần phải hiểu rõ để tranh mắc những lỗi sai không mong muốn, từ đó dẫn đến quá trình thiết kế bị gián đoạn. Và đó cũng là lý do các doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
Chú Ý Hình Ảnh, Thương Hiệu Công Ty:
Hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp cần được làm nổi bật và thể hiện rõ trong từng không gian của văn phòng, giúp tạo dựng một ấn tượng chuyên nghiệp và thống nhất với định hướng phát triển của công ty.
Tối Ưu Thiết Kế Chiếu Sáng Và Điều Hòa Không Khí:
Kiến trúc sư cần thiết kế sao cho tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên và kết hợp ánh sáng nhân tạo một cách hiệu quả. Hệ thống điều hòa và thông gió phải được bố trí hợp lý để đảm bảo cả các phòng được thông gió với nguồn không khí mát mẻ, đồng thời hạn chế việc lắp đặt quá nhiều thiết bị nhằm tối ưu hóa chi phí.
Tận Dụng Tối Đa Diện Tích:
Mỗi không gian riêng cần được sắp xếp sao cho sử dụng hiệu quả diện tích, tránh tình trạng bỏ trống không gian không cần thiết và gây lãng phí diện tích.
Đảm Bảo Sự Kết Nối:
Mặc dù là văn phòng đóng, nhưng giữa các phòng và bộ phận nên có sự kết nối hợp lý, giúp việc liên lạc và di chuyển trở nên thuận tiện. Sử dụng các giải pháp như cửa kính hoặc ngăn ô thấp có thể tạo nên sự liên thông cần thiết, đồng thời vẫn giữ được tính riêng tư của từng không gian.
Một Số Phương Pháp Khắc Phục Các Khuyết Điểm Của Văn Phòng Đóng
Những nhược điểm cũng như lưu ý phía trên cũng gây trở ngại cho các nhà doanh nghiệp khi đưa ra sự lựa chọn có nên thiết kế mô hình văn phòng đóng này hay không.
Ngoài văn phòng kín, thì cũng có những văn phòng khác phổ biến, đa dạng như là văn phòng mở, văn phòng xanh và kết hợp văn phòng đóng mở với nhau.
Văn Phòng Mở
Văn phòng mở là mô hình thiết kế không gian làm việc không có vách ngăn cố định, tạo nên một môi trường chung cho tất cả nhân viên. Mô hình này thúc đẩy sự giao tiếp, hợp tác và chia sẻ ý tưởng giữa các thành viên trong công ty với nhau. Văn phòng mở thường được sử dụng nhiều tại các doanh nghiệp sáng tạo, công nghệ, nơi sự linh hoạt và khả năng tương tác giao tiếp là yếu tố quan trọng trong quá trình làm việc.
Xem thêm: Tổng Hợp 30+ Mẫu Văn Phòng Mở Đạt Chuẩn Thẩm Mỹ Và Dẫn Đầu Xu Hướng
Văn Phòng Xanh
Văn phòng xanh là xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại, tập trung vào sự hòa hợp với thiên nhiên, trong đó màu xanh cây cối được xem là màu chủ đạo. Các yếu tố như cây cối và hoa cỏ không chỉ được sử dụng để trang trí mà còn giúp tối ưu hóa ánh sáng tự nhiên và hệ thống thông gió, tạo nên không gian làm việc thoải mái và dễ chịu. Nhờ đó, nhân viên giảm bớt căng thẳng và tiếp thêm năng lượng trong những giờ làm việc dài, căng thẳng.
Kết Hợp Văn Phòng Đóng Và Mở
Văn phòng này là kiểu văn phòng kết hợp giữa văn phòng đóng và văn phòng mở, tạo nên một không gian làm việc linh hoạt. Mô hình này cho phép kết hợp những ưu điểm của cả hai loại hình. Có thể tận hưởng sự riêng tư và yên tĩnh cho công việc đòi hỏi tập trung cao từ văn phòng đóng và bạn có thể dễ dàng giao tiếp, tương tác và hợp tác giữa các thành viên của văn phòng mở.
Giải pháp này không chỉ khắc phục những hạn chế của văn phòng mở như tiếng ồn và thiếu không gian riêng tư, mà còn tối ưu hóa hiệu quả làm việc nhờ vào sự phối hợp giữa các khu vực riêng và khu vực chung.
Xem thêm: Top 8 Xu Hướng Thiết Kế Nhà Kết Hợp Văn Phòng Hiện Đại 2025
INTERCONS -Thiết Kế Và Thi Công Văn Phòng
Một văn phòng đóng gói chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo sự tiện nghi mà còn tối ưu hóa không gian làm việc. Đầu tư vào thiết kế văn phòng đóng gói giúp nâng cao năng suất và mang đến một môi trường làm việc hiệu quả. INTERCONS là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực thiết kế và thi công văn phòng tại Việt Nam. Với đội ngũ kiến trúc sư giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp thiết kế tối ưu nhất cho văn phòng đóng của bạn
Liên Hệ INTERCONS
Nếu bạn quan tâm về dịch vụ thiết kế và thi công nội thất văn phòng, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
- Website: intercons.com.vn
- Email: Intercons@interconstruction.vn
- Điện thoại: 093 182 27 27 – Mr Bảo
- Văn phòng TP.HCM: 50/63 Lê Thị Hồng, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP.HCM
- Văn phòng Hà Nội: Tầng 6, Tòa nhà ICON4, Số 243A La Thành, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội
Kết Luận:
Qua bài viết mà INTERCONS vừa chia sẻ, hy vọng rằng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về văn phòng đóng là gì. Để lựa chọn cho doanh nghiệp một mô hình cần quan tâm đến các yếu tố về đặc điểm, ngành nghề, môi trường làm việc tùy vào nhu cầu, tính chất, hiệu suất công việc. Bên cạnh đó, cần nắm rõ các ưu và nhược điểm của mô hình để giúp doanh nghiệp tránh mắc các sai lầm trong việc đưa ra lựa chọn văn phòng làm việc.
